属人性を改善し、タスクを軽減するクラウド型システムを探していた

――台帳を刷新しようと思った理由、きっかけを教えてください。

どの業界にも共通することだと思いますが、昔ながらのやり方では通用しなくなってきたことが増えていますよね。

寺院経営も同様です。古い考えのままではダメだという危機感を常に持っていました。

檀家さんと寺との関係も希薄になりつつある世の中で、現在は大丈夫だとしても、今後は今までのやり方では成り立っていかなくなるだろうと強く感じています。

随分前からそんな懸念を持っていたこともあり、先代が亡くなり住職になったことを機に、お寺のデータベースを刷新することにしました。これまでは自作した台帳で管理していましたが、檀家さんの情報も古くなっていましたし、今後の寺院経営を考えた上で大事な部分だと感じたことも大きな理由です。

――『クラウド管理 寺務台帳』をどのように知りましたか？

新しいシステムを導入するにあたり、3つの選択肢を考えました。

まず、売り切り型のデータベースを購入する方法です。しかし、お寺のデータベースソフトの大半がMacに対応しておらず、私はMacユーザーなので早々にあきらめました。

次に、オンプレミス型、専門設計で開発してもらう方法です。予想していましたが、個人のお寺の規模感では費用も希望もまったくハマりません。なにより「縦書きに対応したい」「和暦を使いたい」など、お寺ならではの細かな要望が多くて、それを伝えることも一苦労です。そんな細かなことを盛り込んで自寺開発してもらったら、費用も嵩んで大変なことになりますよね。

3つ目は、ノーコードツール等を使った自作。しかし、自由度や拡張性の低さが壁になりました。さらに、日々の業務も忙しく、制作にかかりきりになることは難しい。そもそも業務改善のためなのに、業務を増やしては本末転倒だと思い、こちらも断念しました。

そのような流れで、他に良いものはないだろうかと検索してたどりついたのが、せいざんさんの「クラウド管理 寺務台帳（以下、寺務台帳）」だったのです。

――web検索で知った「寺務台帳」の第一印象はいかがでしたか？

データ管理をするうえでクラウド型を求めていましたので、クラウド型で寺務管理ができるものを検索すると「寺務台帳」が一番にあがってきました。

クラウド型を希望した理由は大きく以下の２つです。

＜希望1＞　いつでもどこからでも確認できる。非効率をなくしたい
寺に帰らないと何もわからない、ということが非常に現代的でないと感じていた。檀家さんの住所などすぐにわからないなど、本当に非効率。タスクが溜まって忙しくなってしまうのは、必要なことをすぐに対応できないからだと感じていたので。

＜希望2＞　属人性をなくし、誰もがあつかえる平易なシステムがよい
私しか扱えないものは意味がない。次世代に引き継げる、誰もが扱える平易なもの。妻、母、次の世代、誰もが使えて情報共有できるシステムでないと未来に繋がらない。

この2つの希望をクリアにしなければ、どんなに便利でも業務改善には繋がらないと思っていました。「寺務台帳」では、これらを大きく打ち出しておられたので、まずは話を伺ってみようと連絡しました。

メールで問い合わせし、詳細はzoomで直接お聞きしました。現状を説明しながら希望を伝えると、私の望んでいる答えが的確に返ってきたため、せいざんさんの「寺務台帳」一択だと感じて導入を決めました。

次世代へ引き継ぎができる「カルテ方式」に感銘を受けました

――導入の１番の決め手はどこでしょう？

前述2つの希望が叶うシステムだったことももちろんですが、もう１つ大きな決め手がありました。記入の方法が「カルテ方式」だということに大変感銘を受けたことです。

例えば私が寺に不在時、檀家さんの娘さんが寺に訪れ、私の家族にイチゴを持ってきてくださったとします。その場で娘さんにお礼を伝え、家族みんなで美味しくいただきました。1ヶ月後、檀家さん本人にお会いした時「娘がお届けしたイチゴ、どうでしたか？」と聞かれました。直接受け取っていない私は「はて、いつのイチゴだろう？」とアタフタしてしまう…という話。お寺では本当によくあることだと思います。

しかし、「寺務台帳」はカルテ方式で記入するため、そんなことにはならない。誰がどこで何を…という明確な状況を皆で共有できるのです。

ですので、檀家さんにお会いする前に「寺務台帳」をチラッと確認するだけで、「あ、イチゴのお礼を伝えねば！」と気づけます。しかも、クラウド型だから、どんな場所にいてもスマホで確認できるのが強みです。

これこそ、私たちが求めていた「寺のための台帳」だと思いました。

――「カルテ方式」とても使いやすそうですね。

それまでは、日記のような備忘録をつけるしか解決策はないだろうと思っていたのですが、「寺務台帳」のおかげで檀家さんにも喜んでいただけるし、私たちも安心してお付き合いできます。なんと素晴らしいシステムなのだろう、と。

法事などの檀務にまつわることだけでなく、お寺へ来訪いただいた全ての事柄を紐付けることができるため、今後の会話の橋渡しにもなる。あらゆる状況を一元管理できることが何より画期的ですし、他にはないシステムだなと感じました。

親身になって並走してくれる、強いパートナーがいるという感覚

――使い勝手など、要望や意見も出してくださったと伺いました。

日々お世話になっているからこそ、使っているうちに「こうしてほしいな」「こんな機能があれば嬉しい」という要望が生まれてしまいまして。そんな私の要望にも、せいざんさんは極めてフットワーク軽く対応してくださるので、本当にありがたく思っています。

お寺の場合、今困っていることを、今改善していただかないと意味がないことが多くあります。その場で感じた不便を速やかに解決することが、業務改善において大事なことだと考えています。

お寺のほとんどは組織ではなく、家族や少人数の場合が多いと思います。それぞれのお寺によって用途も運用方法も違いますから、課題は多岐にわたります。それゆえに、せいざんさんのように柔軟に対応いただけるのはありがたい存在です。なかなかないと思います。

――要望への対応など、柔軟性のあるスピード感はうれしいですね。

柔軟性とスピード感は、既存の買取型システムやオンプレミス型では、絶対に成し得ないことだろうと感じます。導入後も何度かやり取りをさせていただきましたが、その都度感じることは、困りごとがあった時に並走してくださるパートナーのような感覚です。

親身に対応してくれるところは現実には本当に少ないですし、出会えたことに感謝しています。「寺務台帳」もせいざんさんも、私たちにとって「痒いところに手が届く」ような大変ありがたい存在です。

「お寺の困りごとや課題を解決したい」という姿勢が伝わってくる

――使いやすさだけでない、プラスαの部分がありそうです。

機能変更や追加についても、単に便利にするだけでなく、今後を見据えた改善を行ってくれていると思います。ただ利便性を追求したものではなく、未来のお寺がより良くなるためにどうすればいいだろうと知恵を絞って作っているんだろうな、ということが伝わります。そこが頼もしいところです。

お寺の業務はたくさんありますが、我々の業界はただ利便性を高めればいいわけではないんです。人と人との見えない繋がりを大事にする、情緒的な部分を理解してくださっていることも、強く伝わってきますよ。

――お寺の業務は、私たちが思っている以上に多岐に渡りますよね。

そうなのです。住職の業務は幅広くて多種多様です。やらなければならないことも多く、日々の業務に追われ、忙殺され、地域や檀家さんのためにやりたいと思っていることをできないお寺も多いと思います。ですから、本来の役割に注力できる時間を作ることも、私たち住職の大切な仕事なのかもしれないと感じております。

「寺務台帳」は、そういった私たちの時間を増やしてくれる素晴らしいツールです。お寺の足りない人手をまかなってくれる大切な存在だと思っています。

地域のお寺の本来の役割を実行できることが嬉しい

――「寺務台帳」によって時間は生まれましたか？

以前はまったく隙間時間がありませんでしたが、「寺務台帳」のおかげで若干ですが余力が出てきました。本当にやりたいことにタスクを使いたいと思っていたので嬉しい限りです。秋には念願だった「正明寺マルシェ」を開催予定です。さらに、8年ぶりに檀家さんと永平寺参拝旅行も開催いたします。

人と人との輪をつなぐことが地域のお寺の本来の役割だと自負しております。その役割を実行できることが、なにより喜ばしくありがたいです。

――「寺務台帳」を検討しているお寺へメッセージをお願いします。

「クラウド化や電子化が億劫」「紙のままで問題ない」という人ほど、手作業の業務が山積みで忙しそうにされている印象なので、「忙しすぎる」と感じている人にこそ使っていただきたい。

「寺務台帳」を導入することで、何が忙しかったのか、なぜ忙しかったのか、ハッキリと見えてくると思います。日々の無駄をなくし、タスク管理を行うことがどれだけメリットがあるのか、ぜひ感じてほしいと思います。

皆さんが想像している以上に「え！こんなこともできるの？」とビックリできると思います。そして「早く導入すればよかった」と思えるはずです。私もまだまだ細かな機能を使いこなせていないので、もっと使いこなしていきたいと思っています。