過去帳等の入力代行・データ化を承っています｜単なる電子化ではない正確な檀信徒の情報管理を実現する方法
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過去帳・施主名簿等のデータ化の重要性と注意点
過去帳や施主名簿を紙で管理しているが故に劣化による損傷のおそれ、日々の寺院活動の中での不便性を感じているお寺が多く、データ化することで利便性や檀信徒への対応力を高めたいというお声を多くいただきます。
ただ、過去帳・施主名簿等のデータ化は単に紙をExcelに書き起こすだけでは十分ではありません。正誤チェックや重複排除、関係情報との紐づけを行わなければ、誤ったデータが寺院運営に悪影響を及ぼす可能性があります。
弊社は、過去帳の他、施主名簿や墓地・樹木葬・納骨堂などの契約書を実際にデータ化し、檀信徒や新規のご縁とのコミュニケーションを円滑にするための運用に耐えうる、正確なデータ化を実現してきました。
他社との違い
📌 従来の入力代行・データ化サービスの問題点
- 単純なExcelへの転記のみで、正誤チェックがない
- OCRでは異体字・旧字体の誤認識が多発
- 異体字・外字がWEB上でテキストとして表現できない形式
- 施主名簿・墓地契約書との照合がないためデータ化しても管理が煩雑なまま
✅ クラウド管理寺務台帳のデータ化の特徴
- 過去帳・施主名簿・墓地契約書を照合し正確にデータ化
- 正誤チェック・重複排除を徹底
- 検索しやすいデータフォーマットで提供
クラウド管理寺務台帳の過去帳データ化の流れ
- 情報確認と分析（過去帳・施主名簿・墓地契約書の整理と相関関係の確認など）
- 正誤チェック・重複排除(新旧住所チェック・同姓同名チェック・施主が故人のままチェックなど)
- 丁寧な電子データ化（書き起こし＋人の目での最終確認体制）
第三者に依頼する理由
単なる電子化ならOCRなどの活用で可能ですが、正確な文字の書き起こしや管理と情報の活用を前提にしたデータ化を考えると寺院運営とデータ化、情報の効果的な運用方法に詳しい専門知識が必要です。また、クラウド管理寺務台帳では寺院の運営支援も行っているため、データ化する際に必要な情報の見極めやアドバイスも行っています。これにより、データ化＋デジタル化したことによる寺院運営の改善が可能になります。
実績紹介
実績1
樹木葬の契約書800枚から契約内容と施主、連絡先、故人情報を全て檀信徒カルテのフォーマットにあわせて書き起こし。
実績2
過去帳3000名と施主名簿400名をデータ化し、墓地契約200件・ペット供養契約書を統合。
実績3
過去帳50年分と施主名簿を統合し、新旧データを整理、重複・正誤チェックを実施。前住職が晩年認知症だったということで、正誤チェックを入念に実施。
よくある質問
Q: すでにデータがある場合でも依頼できますか？
A: はい、AXESSやFileMaker、Salesforceやkintoneなど他社製品の既存データの正誤チェックや統合も対応可能です。
Q: 複数の墓地を運営していて契約書が墓地毎にフォーマットが異なります。契約名義が重複している場合もあり整理が困難です。対応可能でしょうか？
A: はい、対応可能です。過去に代替わりなどで施主名簿や墓地契約書などにいくつものフォーマットが存在する寺院もおられましたが無事に対応完了しています。
Q: 紙と筆まめなど施主名簿が複数存在している場合があり、先代しかどちらが正しいかわかりません。この場合も対応してもらえますか。
A: はい、対応可能です。データの書き起こし、統合・正誤チェックを行って弊社の経験からアドバイスなども行い、正しい情報となるようお手伝いしたうえで納品完了してきています。
お問い合わせ
過去帳のデータ化についてのご相談は無料です。お気軽にお問い合わせください。