寺務作業のデジタル化、DX推進といっても「今の管理で十分」「本当に役立つのか」「現場で使いこなせるのか」と不安を感じる方も多いのではないでしょうか。
本記事では、実際に「クラウド管理寺務台帳」を導入された寺院の住職やスタッフの方々から寄せられた“リアルな声”をご紹介します。
導入前後で何が変わったのか、どんな気づきがあったのか──。ぜひ参考にしてください。

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(１)旅先や出張先、外でも寺院の情報にアクセスできる安心感～大分県の寺院～

「住職が急逝。なにもわからない状態から檀信徒カルテの必要性を感じて導入しました。導入後、先日、京都の本山に所用で出かけた際、旅先でも自坊の情報にすぐアクセスできたことで、クラウドの便利さを実感しました。
移動中でもスマホやPCで確認できるので、法要前の準備や檀家さんとのやり取りの備忘録も手軽に記録でき、安心して出張に集中できました。」

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(２)永代供養墓の契約率が向上！契約後の応対もスムーズに～大阪府の寺院～

「永代供養墓の管理をメールとクラウド版Excelで個別に対応しており、煩雑さとミスのリスクがありました。煩雑さから相談に来られた方に対して失礼がないようにと思えば思うほど対応がぎこちなくなっていることが悩みでした。
解決すべく、別のクラウドシステムを使っていたものの、法要の予約確認や契約管理が一元化されていなかったため、「クラウド管理寺務台帳」に切り替えました。」

導入後は「自信をもって永代供養墓の相談者に応対できるようになったことで成約率が向上した」ことが一番の変化。
見学や問い合わせの際も過去の情報を参照しながら、落ち着いて説明できるようになり、契約率も向上したとのこと。

「資料請求や相談から契約までの応対がスムーズになり、管理もシンプルに。お墓参りの案内もスムーズに対応でき、永代供養墓の会員の方との交流に集中できるようになりました。」

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(３)手書きノートからの脱却、家族での情報共有も～東京都の寺院～

ダウンロード型の檀家管理ソフトを使用していたものの、奥様が檀信徒の顔と名前が一致しにくく事情もわからないことが多い状態。自信を持って対応したいと考えた奥様がノートに細かく記録されていました。そのノートの内容を──子供の名前やお参りに来られた方の様子など──が、クラウド管理寺務台帳の導入によって住職も確認できるように。

「検索もしやすく、故人と施主・親族の関係性が整理できるようになったことで、檀信徒への応対の質が向上した実感がある」と嬉しいお声をいただいています。

今では住職ご自身も意識的に記録を残すようになり、ご夫婦で自然と連携が取れるようになったとのことです。

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(４)檀信徒カルテが生む“気づき”と“つながり”～兵庫県の寺院～

「法要の前にクラウド管理寺務台帳内にアクセスして、檀信徒のカルテを確認してから伺うことで、安心感がまったく違いました。
怖かった電話対応もカルテを見ながら行うことで、目の前の檀家さんに集中して会話ができるようになり、少しずつ皆さんのことがわかってきた気がします。」

前回話した内容やお菓子を持ってきてくださったことなど、小さな交流も記録しておくことで次回の声かけが自然にでき、「覚えていてくれた」と感動される機会が増えたとのこと。

また、合祀墓の利用者で毎月お菓子をお供えされる方がいた際、カルテを確認することで「命日だった」と気づくことができたそうです。

「もしクラウド管理寺務台帳がなかったら、気づけなかったことばかり。1人で檀信徒宅に伺う時も、導入前よりずっと落ち着いています。今では“ないと不安になる”くらいです。」

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(５)墓地管理へ向けた次のステップ～岩手県の寺院～

「クラウド管理寺務台帳で寺院の運用をするようになり、各段に効率性と正確性が増しました。現在、整っていなかった墓地図の制作に取り掛かっており、3年以内には境内地のお墓の場所や契約内容もクラウド管理寺務台帳で管理できればと考えています。その際はまたお力お貸しいただけますと幸いです。」

檀家さんの情報と墓地情報がつながることで、案内のしやすさはもちろん、空き区画管理も容易になります。クラウド管理寺務台帳では未会員の方の情報管理も可能なので、新規相談者への応対もスムーズになり、契約率の向上が見込めます。

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クラウド管理寺務台帳の導入前後の違いまとめ

項目	導入前	導入後
永代供養墓・納骨堂・樹木葬の管理	Excel・メールなどで個別管理	クラウドで問合せ～資料請求・見学～契約～管理費管理まで一元管理
檀信徒と寺院の交流記録・共有	手書きノート・ダウンロードソフトの備考管理	クラウドで寺院内で共有・同時閲覧可。Googleカレンダーで予定共有
応対時の安心感	記憶頼りで不安。檀信徒と会話が深まらない。新規のご縁が繋がらない。	檀信徒カルテで会話や対応がスムーズに
契約手続き・会費管理	紙・ダウンロード型ソフト管理による煩雑さによる対応ミスのリスクあり	オンラインで契約内容・区画・会費・合祀管理を簡潔に

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