檀信徒管理システム(ソフト)の新常識！「檀信徒カルテ」で寺檀関係のコミュニケーションを高めるメリットと方法
1. 檀信徒管理システム(ソフト)とは？従来の課題と解決策
従来の檀信徒管理の課題
多くの寺院では、檀信徒の情報を紙の台帳やエクセル、ダウンロード型のソフトや安価なアプリ等で管理しています。しかし、この方法では以下のような課題が発生します。
- 檀信徒との交流履歴が残らない → 住職や寺族と檀信徒の過去の対応が不明。過去の対応が分からず、毎回ゼロから対応することになり檀信徒に不信感や不便をかけている。次世代の住職や職員もストレス。
- 寺院内スタッフ間の情報共有が難しい→ 寺院内のスケジュール管理が煩雑で、法要の予約や会費の管理にミスが発生。抜け漏れが発生し檀信徒に迷惑をかけ、お寺への期待を下げている。
- 寺院内スケジュール管理・会費管理が煩雑 → 法要や会費の管理が手作業で、ミスが起こりやすい。
従来の檀信徒管理システム(ソフト)の限界
近年、檀家管理システムの導入が進んでいますが、多くのシステムは「情報を整理すること」に主軸を置いています。しかし、従来の檀家管理システム(ソフト)は名簿での「情報整理」が中心であり、「檀信徒との関係強化」には不十分です。
なぜなら檀信徒との関係性を深め、満足度を向上させるには「情報管理」だけでは不十分なことが多く、管理するだけでは、寺院体制の改善や関係性向上にはつながらないのです。人口が減っていき、宗教離れが加速している日本で寺院の管理のレベルや意識が現状維持では衰退を進めてしまっています。日々の檀信徒との交流の中に寺院が求められているヒントはたくさんあります。
1つ1つのご縁を大切にすることからしか、未来につながっていかない。そう考えて、私達は檀信徒カルテ™を提唱しています。
2. 「檀信徒カルテ™」という新提案！コミュニケーションを活性化する檀信徒管理システム(ソフト)
檀信徒カルテ™とは？
名簿管理だけでなく、「檀信徒との交流記録を時系列で記録する」ことを目的とした新しい管理方法です。(檀信徒カルテ™はせいざん株式会社の商標登録済表記です。)
檀信徒カルテ™活用メリット
- 檀信徒各世帯別ですべての情報が1ページに集約 – 檀信徒ごとのカルテページで全履歴を確認可能
- 寺院内スタッフ間の伝言機能 – 檀信徒ごとのカルテにコメントを残し、情報共有がスムーズに
- Googleカレンダー連携 – 法要やイベントの予定をリアルタイムで把握
- 会費・法要管理の一元化 – 法要予約や寄付履歴もカルテ内で管理
- 墓地・樹木葬・納骨堂の適切な管理 – 檀信徒カルテ™内で区画と契約内容明記、合祀管理
3. 檀信徒カルテ™を活用した寺院運営の成功事例
導入事例1：A寺院
檀信徒の会話が天気の話などあたりさわりない会話になっていたが、ご家族の話や前回の法要の話など深い会話ができるようになった。
導入事例2：B寺院
法要の予定管理が難しかったが、d檀信徒カルテ™で過去の履歴を確認できるようになり、スムーズな予約対応が可能に。
導入事例3：C寺院
住職と寺務員間の情報共有が不十分だったが、伝言機能を活用することで連携が強化されて、折り返し電話など2度手間が減った。
導入事例4：D寺院
檀信徒カルテ™を導入したことでお墓、納骨堂、樹木葬それぞれの契約内容の管理、お墓参り対応、合祀管理が簡単・スムーズになった。
導入事例5：E寺院
檀信徒カルテ™を導入し、檀信徒とのコミュニケーションを丁寧に行ったことで新規のご縁もいただきやすくなり、そこからの法要依頼率が80％を超えて収入があがった。
4. 従来の檀信徒管理システム(ソフト)と檀信徒カルテ™搭載型システムの違いを比較
| 機能 | 従来の檀信徒管理システム(ソフト) | 檀信徒カルテ™搭載型システム |
|---|---|---|
| 情報管理 | 住所・氏名・連絡先・過去帳の名簿管理 | 名簿や過去帳の基本情報は当たり前。交流履歴・法要履歴などを時系列で管理。 |
| スケジュール管理 | 法要日を登録するのみ | Googleカレンダー連携で法要・葬儀・祈祷・お祓い・訪問・参拝・合祀管理などが一元管理 |
| スタッフ間の共有 | 紙メモや別ツールを使用 | 檀信徒カルテ™内で家別に伝言・コメントの共有・対応可否管理が可能。伝言も自動で記録として残る。 |
| 檀信徒との関係強化 | なし（情報の整理が目的） | 寺檀関係の強化・ホスピタリティ向上を目的とした設計 |
| 墓地・樹木葬・納骨堂の管理 | 契約区画の記載のみ | 契約内容・遺骨管理・合祀管理。お墓参りと適切な管理を念頭にした管理項目 |
5. 檀信徒カルテ™型システム 特許取得済のクラウド管理「寺務台帳」を導入する流れ
- 資料請求・無料相談
- 見積書・契約書
- 初期設定・檀信徒データの登録
- カルテを活用し、運用開始
- 業務の効率化と檀信徒との関係強化へ！
6. まとめ：檀信徒カルテで檀信徒との関係を深める
従来の檀信徒管理システムは「管理」に重点を置いていたが、檀信徒カルテ型システムは「コミュニケーションの活性化」を重視。
檀信徒の満足度向上と業務の効率化を同時に実現できるせいざん株式会社が提唱する本質的な仕組みです。クラウド管理寺務台帳(特許取得済)には檀信徒カルテが搭載されており、画像保存なども可能。檀信徒カルテを導入することでコミュニケーションの活性化はもちろん、分析や未来予測も可能になります。(別途プランをご用意しています)まずはお気軽にご相談ください。