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説明会ではクラウド管理寺務台帳についてだけではなく、デジタル化のポイントもお伝え

今回の説明会では、檀信徒情報のデジタル化に課題を抱えておられる寺院のみなさまに檀家管理のポイントとクラウド管理寺務台帳の製品特徴をお伝えします。

これまで、個別相談のみで対応してまいりましたが「詳しく知りたい」といったご要望を多くいただいておりますのでセミナー形式にてお伝えさせていただくこととなりました。

ご参加をご希望の寺院の方は以下をご確認のうえ、フォームより申請をお願いいたします。

説明会概要

【開催予定日時】

• 【終了】6月24日(金)15時30分～17時
• 7月22日(金)15時30分～17時

【参加条件など】

• 参加資格：檀信徒の所属実態がある寺院のみ
• 申込締切：開催日の前日23時59分

【説明会参加特典】

説明会参加後、無料体験をご希望の方には通常7日間のところ14日間の無料体験期間をプレゼント！

【主催】

せいざん株式会社

【講師】

池邊文香 (いけべあやか)
せいざん株式会社取締役/檀信徒カルテ研究所主宰/日本弔い委任協会理事

【備考】

開催方法 ：Zoomを利用したオンライン説明会
※開始までに、Zoomのウェブサイトにサインアップ(登録)をお済ませください。
※推奨環境： Windows7以降、macOS 10.9以降のパソコン。

【申込み方法】
以下のフォームよりご希望の日時と必要事項をご記入ください。

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【お問合わせ先】
フォームが正常に表示されない場合はご連絡ください。

せいざん株式会社
電話：03-6804-2411
メール：info-jimudaicho@sei-zan.net

危うい状態にある檀家管理

檀信徒の情報はお寺にとっての財産であると言えます。

昔は檀信徒情報は紙の過去帳・檀信徒名簿と住職・奥様の記憶によって管理している寺院がほとんどでしたが、今はダウンロード型の過去帳・名簿ソフトや独学で構築したACCESSやFileMakerなどのDBソフトを導入されているお寺が多いのではないでしょうか。

しかし、せっかく導入しても、

• 郵送用の宛名を出すだけにしか使っていない。
• 購入したものの開封せずに時間が経ってしまった。
• 初期設定でつまづいてしまい、活用できていない。
• アップグレードが面倒でできておらず、しばらく更新していない。
• DBの設計理解をしないまま使い始め、カスタマイズしすぎて自分でも構造理解ができず引き継ぎに不安がある。

といった管理状態のお寺も多いようです。

ダウンロード型ソフトは、初期設定からして使いこなすのが容易ではないことも珍しくなく、使用し続けるにはそれなりのデジタルスキルを必要とします。

また、ダウンロードソフトの場合、WindowsOSなどパソコンOSのバージョンアップによって、ソフトが使えなくなることもあり、古いOSを我慢して使っている。というようなお寺もありますが、今度は古いOSのサポートが終了してしまうとセキュリティに脆弱性が生まれてしまい困っている場合もあります。

このような課題や不安を抱えつつもどうして良いのか分からず、そのままになってしまい、今度は引き継がれた次の住職世代が「何が実態に沿った情報なのか？」と困ってしまい、結果的に檀信徒にも不安を与えたり、迷惑をかける負のループに入っていることも珍しくありません。

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これから寺檀関係に必要な情報管理のポイントとは？

当社では実際に納骨堂運営支援や寺院運営支援を通して、会員0の状態から会員を増やし、寺檀関係の構築に注力して10年かけて法要依頼率80％以上となりました。また、住職の代替わり後に法要依頼数、塔婆依頼数が過去最高になったなどの実例もあります。

その基礎となったのは、下記をデータ化したことです。

• 過去帳や檀家名簿の一覧からだけでは分からない住職・奥様の頭の中にある檀家情報をデータ化する
• 未会員の情報もデータ化する
• 檀信徒を状況に合わせてグルーピングする
• 寺務や法務、行事の運用情報をデータ化する
• 檀家と寺院の交流を記録する

データ化し、寺院に必要な運営体制に即した管理をすることで、自坊の状況整理と次世代への継承の準備を始めながら、今の檀信徒とも小さな労力で密に交流を図ることができます。

住職や奥様が亡くなると失ってしまう情報も、データで記録しておけば、新しい住職が、データを元に寺院運営をより良い形で取り組むことができます。

「住職が記憶している檀家の情報を伝えて欲しい」と考えている副住職は多く、実際に相談を当社で受けることもあります。

なかなか口頭ではうまくやりとりができず悩みを抱えたままの方も多いのではないでしょうか？

世の中が変化し、寺院を取り巻く環境も変わっています。

今まで通りが通用しない中で、住職の代替わりが必ずやってくる寺院にとっては情報の伝達・共有をスムーズに進めるためにもデジタル化は、欠かせない作業でもあります。

この考えを大切に当社が開発したのが特許申請中のクラウド管理寺務台帳です。

このシステムは、クラウド型で開発しており、パソコンだけではなくスマホ・タブレットから僧侶・寺族が同時に編集・閲覧が可能なので外出時でも情報の確認・記録・共有ができます。

檀信徒情報と過去帳、そして寺院運用の記録・共有・アーカイブを手軽に管理でき、寺檀関係に必要な情報が蓄積されていくのが最大の特徴です。

すべてクラウド上に情報が暗号化されて保存されますので、パソコンに情報を蓄積していくダウンロードソフトと比較してデータ消失の可能性が格段に下がり、セキュリティ対策が格段に強化されます。

また、Windows・Mac問わず、パソコン・スマホ・タブレットでも、同じように利用することが可能なので機械の故障や買替え時も面倒な初期設定は不要です。

WindowsのOSがバージョンアップしても、システムは問題も無く利用できるという特徴もあります。

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名簿管理のみの寺院からデータを活かす寺院へ

檀信徒情報管理システムを導入する上で大切なのは、情報を保存することでなく、情報を活かすことです。

情報を活かすことで、年忌法要や塔婆の依頼を増やすことも可能となります。

今までデータ化できなかった情報を活用し、檀信徒との関係性を深めるという点で、「クラウド管理寺務台帳」は寺院に事務所を構える当社が、これまでの名簿管理の発想とは大きく異なる視点で開発しました。

檀信徒に関わる情報は、施主名・住所・電話番号、故人の戒名・命日といった基本情報だけでなく、法要の記録、話した法話の内容、施主や故人、親族の性格、家族関係、檀信徒と僧侶の口約束も記録できます。

家別に手書きのメモや契約書などもスマホで撮影したり、スキャンして記録することも可能。

また、例年の彼岸法要、お施餓鬼、年末年始などの準備やその結果なども記録することで僧侶だけではなく寺族にとっても寺院を運営していくうえで貴重な記録となります。

これまでデジタル化に課題を抱えてきた寺院のみなさまが、このシステムを利用することによって、課題解決を可能にしていいただき、檀信徒から「ありがとう」と言われる機会が増えるようなこれからの寺檀関係の一助になればと思います。

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